A participação em rankings jurídicos internacionais, como o Chambers and Partners, tornou-se parte relevante da estratégia de posicionamento institucional de muitos escritórios de advocacia. No entanto, ainda é comum que a gestão dos referees, um dos elementos mais importantes desse processo, receba atenção apenas nas etapas finais da submissão.
Os referees, geralmente clientes que podem compartilhar sua experiência com o escritório, desempenham um papel central no processo de pesquisa conduzido pelos diretórios jurídicos. Em muitos casos, o feedback desses contatos é decisivo para validar a qualidade do trabalho apresentado nas submissões.
Por essa razão, a forma como os escritórios selecionam, organizam e acompanham seus referees pode influenciar diretamente o resultado das pesquisas.
O papel estratégico dos referees no processo de pesquisa
Embora as submissões apresentem casos relevantes, dados sobre a atuação do escritório e o perfil de seus profissionais, os pesquisadores dos diretórios jurídicos buscam validar essas informações por meio de entrevistas e depoimentos de clientes.
É nesse momento que os referees assumem um papel essencial.
São eles que confirmam ao pesquisador aspectos como:
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qualidade técnica da equipe jurídica;
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capacidade estratégica na condução de casos;
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relacionamento com o cliente;
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nível de confiança e credibilidade do escritório.
Em outras palavras, os referees ajudam a transformar informações institucionais em evidências concretas de reputação no mercado.
O impacto do Referee Management Tool
Com o objetivo de tornar esse processo mais transparente e organizado, o Chambers disponibiliza o Referee Management Tool, uma ferramenta que permite aos escritórios acompanhar em tempo real o andamento do contato com seus referees durante a fase de pesquisa.
Por meio dessa plataforma, é possível visualizar o status de contato de cada referee indicado, identificar eventuais problemas técnicos, como e-mails inválidos, e acompanhar o histórico de comunicação realizado pelos pesquisadores.
É importante destacar que o acesso ao Referee Management Tool é restrito aos escritórios que possuem perfil assinado junto ao Chambers. Apenas essas organizações conseguem acompanhar diretamente o status dos contatos e eventuais atualizações ao longo do processo de pesquisa.
Entre as principais funcionalidades da ferramenta estão:
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acompanhamento do status de contato dos referees;
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identificação de problemas técnicos, como e-mails inválidos;
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visualização do histórico de comunicação;
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monitoramento de regras específicas do processo de pesquisa.
Esse nível de visibilidade permite que os escritórios atuem de forma mais proativa durante a pesquisa, reduzindo riscos que poderiam comprometer a coleta de feedback dos clientes.
Problemas comuns na gestão de referees
Mesmo com o suporte da ferramenta, alguns problemas continuam sendo recorrentes durante o processo de pesquisa.
Um dos mais frequentes envolve falhas na comunicação por e-mail. Em muitos casos, mensagens enviadas pelos pesquisadores não chegam ao destinatário devido a filtros de segurança corporativos ou configurações de firewall, especialmente em organizações como bancos ou órgãos públicos.
Outro desafio ocorre quando o referee, em algum momento no passado, optou por não receber comunicações do diretório. Nesses casos, o pesquisador não poderá entrar em contato novamente sem autorização expressa do próprio cliente.
Há também situações em que um mesmo referee já foi contatado recentemente para outra área de prática do escritório. Nesse cenário, regras internas de pesquisa podem limitar novos contatos em um curto intervalo de tempo.
Esses fatores demonstram que a gestão de referees exige planejamento e acompanhamento constantes.
Boas práticas para aumentar a taxa de resposta
Diante desses desafios, alguns cuidados simples podem aumentar significativamente as chances de sucesso no processo de pesquisa.
Entre as principais boas práticas adotadas por escritórios experientes estão:
1. Confirmar previamente a disponibilidade do referee
Antes de incluir um cliente na lista enviada ao diretório, é recomendável confirmar se ele está disposto a participar da pesquisa. Além de evitar surpresas, essa prática aumenta a probabilidade de resposta.
2. Informar o referee sobre o processo
Explicar brevemente como funciona o contato do diretório e qual é a importância do feedback para facilitar a participação do cliente.
3. Enviar os contatos com antecedência
Submeter a lista de referees o quanto antes permite identificar eventuais problemas técnicos ou administrativos antes do início da fase de pesquisa.
4. Manter contato durante o período de pesquisa
Uma comunicação discreta com os referees durante o processo pode servir como lembrete e ajudar a garantir que o contato do pesquisador seja priorizado.
Rankings são construídos antes da submissão
Um equívoco comum é acreditar que o trabalho relacionado aos rankings começa apenas no momento da preparação das submissões.
Na prática, a construção de bons resultados começa muito antes.
Relacionamento sólido com clientes, gestão estratégica dos referees e acompanhamento cuidadoso do processo de pesquisa são elementos que contribuem para fortalecer a percepção de reputação do escritório junto aos diretórios.
Uma etapa que exige atenção estratégica
Participar de rankings jurídicos exige cada vez mais organização e planejamento. Nesse contexto, a gestão adequada dos referees deixou de ser um detalhe operacional para se tornar uma etapa estratégica do processo.
Escritórios que estruturam esse acompanhamento de forma profissional tendem a apresentar resultados mais consistentes ao longo dos anos.
Em um ambiente competitivo, no qual reputação e credibilidade são ativos fundamentais, cada etapa do processo de pesquisa, incluindo a relação com os referees, pode fazer diferença no posicionamento final de um escritório.
Nos rankings jurídicos, a reputação não é apenas declarada na submissão. Ela é confirmada pelo mercado.
